第2回では、情報化推進機構が掲げる「情報化計画」のプロジェクトの一つである、情報基盤整備の取り組みや今後について話し合いました。
情報化推進機構全体のマネジメントをはじめ、将来構想KGC2039の基盤計画に位置づけられている「情報化計画」の策定と推進を担当している。
主にICTインフラの整備を担当。また、利用者のICTの知識や関心の底上げをめざし、キャンパス内外を問わず講演などの発信を積極的に行っている。
学院のDXを担当。2024年度より、電話環境のクラウド化という大規模なプロジェクトを推進しており、企画・構築・運用までを行っている。
総合企画部から異動し、現在はLMS（Learning Management System）をはじめとした教学系システムの整備・構築・管理を担当している。
関西学院では、2039年を見据えた超長期ビジョンと長期戦略からなる将来構想「Kwansei Grand Challenge 2039」（KGC2039）を策定しています。本学院のありたい姿を描き、それを実現していくためには、教職員をはじめ、本学院関係者の強い繋がりが不可欠です。そこで、KGC2039で掲げる長期戦略から抽出したテーマをもとに、部署や業務、立場を越えて語り合う場を創出することで、相互理解を促し、想いを共有します。
将来構想「Kwansei Grand Challenge 2039」についてはこちら
今回のテーマは、2021年度より設置された情報化推進機構が取り組んでいる、関西学院のDXについてです。これらのプロジェクトに関わる情報化推進機構事務部の職員たちに、現在取り組んでいること、DX推進に向けた課題ややりがい、これからについて語り合ってもらいましたので、その様子を5回に渡ってご紹介します。
金本 コロナ禍が大きな転機となった情報化推進機構は、基盤整備や業務効率化を目的にさまざまなデジタルツールを導入しました。特に北島さんが2023年に担当した情報基盤整備では、認証系の制御やアカウント管理のために「Okta」を、機密情報を含むデータ管理のために「Box」を、コミュニケーションの永続化と情報共有・意思決定のスピードアップのために「Slack」を採用しました。これまで事務室内で行っていた対面が必須ではない業務をどこからでも実施できるようなインフラとして「業務クライアント（セキュリティが確保されたPC）」を整備するなど、現場を大きく変えてくれたと感じています。
北島 今後、コロナのような感染症の流行に限らず、地震などの大規模災害が起きても入試や業務を止めなくていいよう、どこにいても変わらず仕事ができる環境をつくることが最大の目的でした。そこで、単にノートパソコンを端末として配るだけではなく、どこにいても安全に学院のシステムにアクセスが可能な利用環境まで含めて提供できる「業務クライアント」を整備することにしました。セキュリティインシデントを避けるべく認証システムの「Okta」を中心に据え、「Box」と業務クライアントを連携させることで業務クライアント以外の端末からは「Box」にログインできないように設定しています。単一の製品ではなく、認証なら「Okta」、ストレージなら「Box」というように、それぞれの機能で良いと思われる製品を自分たちで選んで組み合わせたことが今回のインフラ作りのポイントです。特定のメーカーだけに頼りすぎると、メーカー側の都合で仕様が変更になった場合に自分たちで制御できない可能性があるからです。
金本 守るべきデータは適切に守り、変化にも対応できる、柔軟なインフラが実現しましたね。
北島 以前はベンダー任せの状況だったのですが、自分たちが主導権を握って「どのようなシステムを導入すべきか」という設計図を描き、協力会社にはその実現をサポートしてもらうという形に変えました。もちろん、このやり方を選ぶ以上は、私たちも常に最新の技術を勉強し続けなければならないという覚悟が必要でした。
金本 「業務クライアント」の整備後、部長クラスからも「すごく便利になった」と声をいただくことがあり、私としてもうれしい限りです。
宮脇 これまで、議事録は会議後にデスクに戻り、Wordファイルを開いてイチから書いて課長のチェックを受け、さらに修正し......と、多くの過程が必要でした。今では、会議の参加者はほぼ全員が業務クライアントを持参し、会議終了後にはAIによる議事録の要約ができています。これは本当に画期的だと思います。
藤澤 業務効率化が進むことによって「残業をしている人が偉い」という風潮も減ってきたように感じますね。プロセスを大事にしすぎず、本当に力を入れるべき部分に集中できるようになってきました。
北島 私が想像していた以上に、教職員の皆さんからの反応は前向きでした。たとえばiPhoneに「Okta」を設定する方法は、細かな操作方法も含めて説明したほうが良いだろうと思って動画をつくったんですね。すると「もっと全体像がわかる資料がほしい」という意見があり、A４用紙１枚に最低限の言葉とスクリーンショットを並べたものを別途つくったところ、わかりやすくなったと褒めてもらいました。これからも意見を聞きながら、情報基盤を「全員参加型で育てていく」文化をつくりたいですし、これを通じてコミュニケーションの風通しが良くなっていくことに貢献できたらという思いもあります。
※実際に教職員に配布した、設定方法をまとめた資料
金本 DXはデジタルツールをただ導入することではなく、それを利活用して何を実現するか、どう変わるかが本筋だと考えます。私たちだけがしゃかりきになっても浸透はしない。皆で変わっていける文化を醸成し、リテラシーを少しずつ高めて全体の底上げをしていきたいですね。
金本 これほど短期間に新しいシステムを導入できたのは、単に外部環境の変化や技術的な話だけではなく、情報化投資に対する学院の理解があったことが非常に大きかったと感じます。選ばれる大学、学校であり続けるには情報インフラへの投資が不可欠である、という共通認識があったと思います。実際に、2021年以降、関西学院の情報化への投資額は明らかに増えており、他大学や企業からも「力を入れはじめましたね」と声を掛けられるほどです。
藤澤 情報化推進機構と名称が変わってから、文字通り「推進する人たち」になったと感じますね。いろいろなことに挑戦する姿勢を学生さんに見せることは刺激にもつながるのではないでしょうか。
金本 まさに、情報環境を整えるだけでなく「推進する」という意味を込めた名称なので、実際にそうなっているとすれば本当に喜ばしいですね。最近は会議で話すときにも「他大学がこうだから」ではなく、「10年後にはこういう姿をめざすのでこのプロジェクトを実施したいです」と、未来志向で説明するようになりました。それができるのは、我々の中に確かなナレッジが蓄積されてきたからだと思っています。
北島 名称変更前（情報環境機構）は「大変そうな部署」だと敬遠されがちだったんですよね（笑）。ところが、近年は若手職員が異動の希望を出すこともあるようです。それは、手前味噌ではありますが情報化推進機構の各メンバーのおかげでしょう。それぞれが分野のプロフェッショナルとして動いている感覚があります。
宮脇 情報化投資への理解が進んだというのが大きいと感じます。正直に言うと、あるクラウドサービス導入の話を聞いた際には「こんなに費用がかかるのか」と驚いたんですよ。でも「これは進めなければならない」と、判断が下された。どんなに私たちが必要性を訴えても、情報化投資への理解が進まなければ何も変わらなかったと思います。
