第3回では、2026年1月より本格導入され たクラウド型電話システム「Zoom Phone」に込めた期待や現場が抱える課題について話し合いました。
情報化推進機構全体のマネジメントをはじめ、将来構想KGC2039の基盤計画に位置づけられている「情報化計画」の策定と推進を担当している。
主にICTインフラの整備を担当。また、利用者のICTの知識や関心の底上げをめざし、キャンパス内外を問わず講演などの発信を積極的に行っている。
学院のDXを担当。2024年度より、電話環境のクラウド化という大規模なプロジェクトを推進しており、企画・構築・運用までを行っている。
総合企画部から異動し、現在はLMS（Learning Management System）をはじめとした教学系システムの整備・構築・管理を担当している。
関西学院では、2039年を見据えた超長期ビジョンと長期戦略からなる将来構想「Kwansei Grand Challenge 2039」（KGC2039）を策定しています。本学院のありたい姿を描き、それを実現していくためには、教職員をはじめ、本学院関係者の強い繋がりが不可欠です。そこで、KGC2039で掲げる長期戦略から抽出したテーマをもとに、部署や業務、立場を越えて語り合う場を創出することで、相互理解を促し、想いを共有します。
将来構想「Kwansei Grand Challenge 2039」についてはこちら
今回のテーマは、2021年度より設置された情報化推進機構が取り組んでいる、関西学院のDXについてです。これらのプロジェクトに関わる情報化推進機構事務部の職員たちに、現在取り組んでいること、DX推進に向けた課題ややりがい、これからについて語り合ってもらいましたので、その様子を5回に渡ってご紹介します。
藤澤 北島さんが主導した情報基盤整備のおかげで、事務室のデスク以外でも仕事がしやすくなりました。ただ、電話だけは現地で受信しなければならない状況が続いていました。
金本 1995年の阪神・淡路大震災時は入試シーズンだったにもかかわらず、電話線が断絶してしまい、受験生との連絡手段が失われる事態に陥りました。こうした経験を踏まえ、かねてから電話システムの刷新は検討されてきたものの、なかなか形にならなかったんです。
藤澤 関西学院の電話システムは、数十年前の仕組みをそのまま使い続けていたんです。そのため、一部の部署を除き、ほとんどの電話にナンバーディスプレイや履歴表示が備わっていないことで、折り返し電話をするのにも手間がかかっていました。保留と転送を同じ操作で行うなど、基本的には「かけて、つなぐ」だけのもの。たとえば、二人が同じ内線番号を使っている場合は、両方の電話が同時に繋がって混線してしまうこともありました。そこで、今回新たに導入したのがオンライン会議システム・Zoomを利用した「Zoom Phone」です。すでに導入済みのZoomアプリ上で使うことができるため、新たなアプリのインストールが不要で、教職員が操作に慣れている点も導入の決め手となりました。これならデスクに縛り付けられる必要がなくなるため、アドレスフリーのような職場レイアウトも可能です。外出先でも電話がとれますし、働き方が大きく変わるのではないかと期待しています。
宮脇 私たちは先行して新システムを使っていましたが、電話で話し合った内容を自動要約してくれるなど、便利さを直に感じました。使いながら気づく機能もあって楽しいですね。
藤澤 一方で、一部の教職員からは「今までのやり方を変えたくない」という声も上がっていました。
金本 誰でもそういった側面は持っていますしね。「使い慣れたものを使い続けたい、新しい使い方を覚えるのは大変そう」と感じてしまうのかもしれませんね。その心理的障壁をどれだけ下げられるのかも私たちの仕事だと思います。
藤澤 今や多くの人が持っているiPhoneだって、すべての機能を使いこなしている人は少ないでしょう。まずは必要最低限の使い方を理解できればいい。不安に感じている方には「少しずつでいいですよ」と、対面で伝えるようにしています。すると納得してもらえることがほとんどです。あとは、使いながら徐々に便利さに気づいてもらえたらいいなと思っています。
宮脇 確かにマンツーマンで説明するとわかっていただけることが多いですね。大量のマニュアルをつくって「読んでください」と渡すだけでは、とたんに身構えてしまうのかもしれません。使いだしたら、きっと「今までのシステムは何だったのだろう」と思ってもらえるはずです。
北島 「業務クライアント」を導入する際もさまざまな意見が出ましたが、現在は「働きやすくなった」というポジティブな感想のほうが多いですね。
藤澤 情報基盤が整うことによって本来時間を注ぐべき仕事に集中できるのはいいことだと私たちは考えていますが、なかには「空いた時間で何をすればいいのか」と悩む人もいるようです。
金本 学校という組織は年間スケジュールがきっちりと決まっていますから、空き時間が突然生まれることに不安を感じる気持ちはわかります。ただ、その時間を有効に使い、専門性の高い仕事に向き合ったり、新しいことに取り組んだりできるのではないかと思っています。
藤澤 少なくとも、残業が減ることによって学生さんに還元できるものは増えるはずだと信じています。
北島 DXは「みんながより幸せになれるように文化を変える」のが目的であって、デジタルは手段として用いているに過ぎないんですよね。学校には、学生さんを社会へ送り出すという大きなミッションがあります。同じように、職員についても「ここで働きたい」と若い世代に思ってもらえる魅力的な職場をつくり、業務をサステナブルに継続できる環境を整えていく必要がある。その役割を担うのは、私たちのような先輩職員です。めざすべきは、いま働いている私たちが楽をできる環境ではなく、これから入職する若い人たちが働きやすく、力を発揮できる環境です。議論の主語はつい「我々」になりがちですが、そうではありません。未来を担う人たちを主語にして、今後の方向性を考えることが大切だと思っています。
